Tout le monde range au même endroit, de la même façon
« Chacun range les documents à sa façon, et personne ne retrouve ce que l'autre a classé. »
Ce qu'on met en place
- Une arborescence et des règles de nommage décidées une fois, puis appliquées automatiquement
- Un document déposé n'importe où est reconnu, renommé et rangé au bon endroit
- Ce qui ne rentre dans aucune règle est mis de côté et vous est soumis, au lieu d'être rangé au hasard
Ce que ça change
L'arrivée d'un nouveau collaborateur cesse d'être un problème de classement
Ce qu'il faut de votre côté
Un espace de stockage partagé déjà en place, et quelqu'un chez vous qui tranche les règles de nommage. C'est une décision d'organisation avant d'être technique.
Dans la même famille.
Le courrier entrant se trie tout seul
« Le courrier arrive par trois canaux — l'imprimante, la boîte mail, les factures fournisseurs — et c'est moi qui trie, classe et note les échéances. »
12 documents traités par jour sans intervention
2 à 3 semaines À partir de 3 500 € HTVotre boîte mail trie elle-même ce qui est urgent
« Je reçois deux cents mails par jour et je passe ma matinée à décider lesquels méritent une réponse. »
La matinée de tri ramenée à un quart d'heure
2 à 3 semaines À partir de 3 500 € HTRetrouver l'information dans votre fonds documentaire
« Je sais que l'information est dans un document. Je ne sais plus lequel, ni où il est rangé. »
La bonne page en quelques secondes au lieu d'une demi-heure de fouille
3 à 4 semaines À partir de 3 500 € HTCe chantier fait partie d'un ensemble.
Il se met en place seul, ou dans une démarche plus large : l'automatisation des process d'une PME pour la mise en œuvre, le conseil en IA pour PME et petites entreprises pour décider par quoi commencer.