Le courrier entrant se trie tout seul
« Le courrier arrive par trois canaux — l'imprimante, la boîte mail, les factures fournisseurs — et c'est moi qui trie, classe et note les échéances. »
Ce qu'on met en place
- Tout ce qui entre — scan de l'imprimante, pièce jointe, courrier photographié au téléphone — atterrit au même endroit et est lu automatiquement
- Chaque document est classé, renommé et rangé dans votre arborescence, avec sa date d'échéance extraite
- Une synthèse quotidienne vous dit ce qui est arrivé, ce qui attend une validation et ce qui arrive à échéance
Ce que ça change
Plus de facture qui dort au fond d'une pile
Ce qu'il faut de votre côté
Un accès à votre boîte mail professionnelle et à l'espace où vous rangez déjà vos documents. Un scanner réseau si vous recevez du papier.
Dans la même famille.
Votre boîte mail trie elle-même ce qui est urgent
« Je reçois deux cents mails par jour et je passe ma matinée à décider lesquels méritent une réponse. »
La matinée de tri ramenée à un quart d'heure
2 à 3 semaines À partir de 3 500 € HTRetrouver l'information dans votre fonds documentaire
« Je sais que l'information est dans un document. Je ne sais plus lequel, ni où il est rangé. »
La bonne page en quelques secondes au lieu d'une demi-heure de fouille
3 à 4 semaines À partir de 3 500 € HTDix ans de cartons deviennent consultables
« J'ai dix ans d'archives dans des cartons, et je ne les ouvre que quand un contrôle m'y oblige. »
Un fonds retrouvable en quelques secondes au lieu d'un après-midi de cartons
4 à 6 semaines selon le volume À partir de 3 500 € HTCe chantier fait partie d'un ensemble.
Il se met en place seul, ou dans une démarche plus large : l'automatisation des process d'une PME pour la mise en œuvre, le conseil en IA pour PME et petites entreprises pour décider par quoi commencer.